Die „Überraschungsprüfung“, die keine war

(Und wie langweilig sein den Tag gerettet hat)

Die meisten Unternehmen fürchten behördliche Prüfungen so sehr wie Schüler unangekündigte Tests.

Sie wissen, dass es passieren kann – hoffen aber insgeheim, dass es sie nie trifft.

Ein Kunde – ein Distributor für Spezialchemikalien – bekam an einem regnerischen Montagmorgen den Anruf.

Ein Inspektor eines nordeuropäischen Landes führte Stichprobenkontrollen durch. Er wollte mehrere PCN-Meldungen prüfen, UFIs abgleichen und kontrollieren, ob die gemeldeten Produkte mit den tatsächlichen Produkten übereinstimmen.

„Haben wir ein Problem?“, fragte mich der Logistikleiter.

Ich musste lächeln:

„Sie werden wahrscheinlich das langweiligste Audit ihrer Karriere erleben.“

Warum?

Weil das Unternehmen „langweilige“ Vorarbeit geleistet hatte – seit über einem Jahr mit System:

• Jeder Artikel hatte einen PCN-Status: eingereicht, in Prüfung oder aktualisiert

• UFI-Codes waren mit der Rezepturversion, nicht nur mit dem Produktnamen, verknüpft

• SDB- und PCN-Daten wurden vierteljährlich abgeglichen

• Und sie reichten nie auf den letzten Drücker ein

Als der Anruf kam, mussten sie nicht improvisieren.

Sie schickten eine strukturierte Liste aller Einreichungen für das betroffene Land – mit Links zu Bestätigungen, Etiketten und zugehörigen SDBs.

Die Reaktion der Behörde?

„Das ist eine der am besten vorbereiteten Prüfungen, die wir je hatten. Kein weiterer Handlungsbedarf.“

Keine Panik. Kein Drama. Nur Erleichterung – und ein stiller High-Five im Büroflur.

Die Lektion

Audits wirken nur dann wie Überraschungen, wenn man die Warnzeichen ignoriert.

Wenn man PCN jedoch als System versteht – nicht als Pflichtübung – wird aus Überraschung Routine.

Sie können nicht steuern, wann eine Behörde sich meldet.
Aber Sie können steuern, ob Sie vorbereitet sind.

Die besten Unternehmen warten nicht auf den Klopfer an der Tür.
Sie handeln, als könnte er jederzeit kommen.
Weil er das eines Tages tut.

Meine Empfehlung

Warten Sie nicht auf den Ernstfall.

Machen Sie einen internen Stresstest:
Nehmen Sie fünf Produkte und fragen Sie sich:

• Haben wir einen PCN-Nachweis?

• Stimmen UFI-Codes auf dem Etikett mit der Einreichung überein?

• Sind diese Etiketten noch im Einsatz?

• Hat sich an der Zusammensetzung etwas geändert, das eine Aktualisierung erfordert?

• Könnte auch jemand außerhalb der Regulierungsabteilung die Dokumente finden?

Wenn Ihre Antworten unsicher ausfallen – beheben Sie das jetzt.

Denn Audits haben keinen Countdown-Timer.

Abschließender Gedanke:

Das ruhigste Audit ist kein Zufall – es ist das Ergebnis vorausschauender Arbeit.

Es bedeutet: Keine Nachtaktionen. Keine Panik-E-Mails. Kein hektisches Lieferanten-Jagen. Keine besorgten Anrufe vom Vertrieb.

Es bedeutet: Kontrolle.

Und wenn Ihre Compliance unter Kontrolle ist, kann der Rest des Unternehmens frei durchatmen.

Wenn Sie möchten, dass Ihre nächste Prüfung genauso ruhig verläuft – ich bin da.

Die langweilige Art von Erfolg ist oft die beste.