(Und warum 99 % der Unternehmen auf die harte Tour lernen)
Liebe Compliance-Kollegin, lieber Compliance-Kollege,
lassen Sie mich Ihnen von einer der vermeidbarsten Katastrophen erzählen, die ich je miterlebt habe.
Ein mittelständisches Chemieunternehmen – nennen wir es AlchemCo – lief gut. Solide Produktpalette, zuverlässige Vertriebspartner und ein CEO, der saubere Dashboards und straffe Versandpläne mochte.
Aber sie machten einen kleinen Fehler.
Sie warteten.
Ihre Annahme?
„Wir sind ein seriöses Unternehmen. Wir haben Dokumentationen. Das sollte kein Problem sein.“
Falsch.
Sie hatten Etiketten, ja. Sicherheitsdatenblätter? Irgendwie. Mischungsbestandteile im richtigen Format? Nicht annähernd. Und ihre UFI-Codes? Meist falsch oder schlimmer noch, gar nicht zugewiesen. Das interne Team geriet in Panik und versuchte, Daten aus alten ERP-Systemen, veralteten Excel-Dateien und halb-erinnerten Formulierungen zusammenzutragen.
In der Zwischenzeit wurde einer ihrer größten Vertriebspartner – der einen Nachweis der PCN-Konformität verlangt hatte – nervös. Man hatte Geschichten gehört. Zollbeschlagnahmungen. Rechtliche Sperren. Bußgelder.
Plötzlich begann der enge Versandplan zu wackeln.
Als AlchemCo uns anrief, waren es noch neun Arbeitstage bis zur Frist.
Jetzt erwarten die meisten, dass ich sage: „Keine Sorge, wir haben es gerettet.“
Taten wir nicht.
Nicht vollständig zumindest.
Wir priorisierten die dringendsten Produkte, reichten PCNs für die schnellstverkauften Artikel ein und schickten Vorab-Bestätigungen an die Vertriebspartner.
Aber drei Artikel wurden vorübergehend aus dem EU-Sortiment genommen.
Der CEO war wütend. Nicht auf uns, sondern auf sich selbst.
„Ich dachte, das wäre wie eine Feuerübung“, sagte er. „Stellte sich heraus, dass das Gebäude schon brannte.“
Die eigentliche Lektion
Es gibt keine Last-Minute-PCN.
Warum?
Weil PCN kein Formular ist. Es ist kein Etikett. Es ist eine regulatorische Abstimmung. Ihre Daten müssen in mehreren Systemen übereinstimmen: Formulierung, SDS, UFI, Einreichungsportal und sogar das Etikett. Und das braucht Zeit.
Und wenn die Frist erreicht ist, zählen nicht Ihre Absichten. Nur Ihre Einreichung.
Deshalb behandeln die klügsten Unternehmen PCN-Fristen so, wie Piloten ihre Motorchecks behandeln. Man wartet nicht, bis die Warnleuchte angeht.
Was ich empfehle
Wenn Sie noch nicht mit dem PCN-Prozess begonnen haben oder wenn Sie schon angefangen haben, aber dieses „nagende Zweifel“-Gefühl im Bauch haben, handeln Sie jetzt.
Es ist einfacher und günstiger, Probleme vor der Frist zu beheben als danach. Wenn die E-Mails anfangen zu kommen, Ihr Lager blockiert ist und Ihr Partner in Frankreich Antworten verlangt, ist es zu spät für Ruhe.
Abschließender Gedanke
Die beste Compliance fühlt sich nicht dringend an.
Das ist der Punkt.
Die Unternehmen, die nie eine PCN-Notlage haben, haben kein besseres Glück. Sie fangen einfach früher an. Sie machen es zur Routine, nicht zur Panik.
Wenn Ihnen diese Geschichte auch nur ansatzweise bekannt vorkam, ist das Ihr Signal. Nutzen Sie es.
Ich helfe gern, wenn Sie jemanden suchen, der alles schon gesehen hat und trotzdem Freude daran hat, es zu lösen.
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