Nachdem wir nun die Vorteile, Herausforderungen und Fallstricke der freiwilligen Meldung an Giftinformationszentren (PCN) erläutert haben, erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie diese Meldung ordnungsgemäß einreichen.
Schritt 1: Prüfen Sie, ob eine freiwillige PCN für Sie geeignet ist
Bevor Sie beginnen, sollten Sie sich vergewissern, dass eine freiwillige PCN der richtige Ansatz ist. Bedenken Sie:
- Sind Sie ein Hersteller außerhalb der EU und möchten Ihre EU-Kunden unterstützen?
- Möchten Sie Ihre Rezeptur schützen und gleichzeitig Compliance-Unterstützung bieten?
- Sind Ihre Importeure in der Lage, ihre eigenen obligatorischen PCNs zu bearbeiten?
Wenn ja, könnte eine freiwillige PCN von Vorteil sein.
Schritt 2: Beschaffen Sie die erforderlichen Daten.
- Produktformulierungsdetails (vollständige Zusammensetzung).
- Toxikologische Informationen zur Bewertung von Gesundheitsrisiken.
- Einstufungs- und Kennzeichnungsdetails gemäß CLP-Verordnung.
- Produktkennungen, einschließlich Handelsname und Verpackungsspezifikationen.
- Beabsichtigte Endverwendung des Produkts (für Verbraucher, Gewerbe oder Industrie).
Schritt 3: Suchen Sie eine juristische Person mit Sitz in der EU/im EWR oder in Nordirland, die die freiwillige PCN in Ihrem Namen einreicht (wir können als solche juristische Person in Ihrem Namen fungieren).
Schritt 4: Generieren Sie einen eindeutigen Formel-Identifikator (UFI)
Ein UFI ist ein 16-stelliger alphanumerischer Code, der Ihr Produkt mit seiner spezifischen Formulierung verknüpft. Sie können ihn mit dem UFI-Generator der ECHA generieren, indem Sie Folgendes eingeben:
- Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer einer bestimmten juristischen Person).
- Eine dem Produkt zugewiesene eindeutige Formulierungsnummer.
Dieser Schritt der UFI-Generierung wird in der Regel von der juristischen Person mit Sitz in der EU/im EWR oder in Nordirland durchgeführt, die die freiwillige PCN in Ihrem Namen einreicht.
Schritt 5: Erstellen Sie das PCN-Dossier
Nutzen Sie das ECHA-Einreichungsportal (oder eine spezielle Chemikalien-Compliance-App wie Chemius), um ein PCN-Dossier zu erstellen. Die Einreichung sollte Folgendes enthalten:
- Den generierten UFI.
- Alle erforderlichen Produktdetails (aus Schritt 2).
- Eine Auswahl der EU-Länder, für die die Meldung relevant ist.
- Die juristische Person, die die Meldung einreicht (ggf. ist ein Partner mit Sitz in der EU erforderlich).
Schritt 6: Meldung über das ECHA-Portal einreichen
Sobald Ihr PCN-Dossier vollständig ist, reichen Sie es über das ECHA-Einreichungsportal ein (dies ist auch über unsere Chemius-Anwendung möglich). Sie erhalten eine Eingangsbestätigung, und die Daten stehen den Giftinformationszentren zur Verfügung.
Schritt 7: Importeure und Händler informieren
Da eine freiwillige PCN die Pflichten der Importeure nicht ersetzt, kommunizieren Sie klar mit Ihren Partnern. Stellen Sie ihnen den UFI und die Meldedaten zur Verfügung, damit sie ihre eigenen Compliance-Anforderungen erfüllen können.
Schritt 8: PCN pflegen und bei Bedarf aktualisieren
Wenn sich Ihre Formulierung ändert, Ihre Importeure wechseln oder neue Märkte hinzukommen, müssen Sie Ihre PCN möglicherweise aktualisieren. Behalten Sie regulatorische Änderungen im Auge und gewährleisten Sie die Compliance.
Abschließende Überlegungen: Lohnt sich die Einreichung einer freiwilligen PCN?
Eine freiwillige PCN kann ein wirksames Compliance-Instrument sein, allerdings nur, wenn sie korrekt umgesetzt wird. Sie erfordert eine sorgfältige Abstimmung mit Importeuren, präzises Datenmanagement und ein klares Verständnis ihrer Grenzen.
In unserem nächsten Beitrag diskutieren wir die EWR-weite PCN im Vergleich zur länderspezifischen PCN. Ich bin überzeugt, dass dies Ihnen bei der Entscheidung helfen wird, welcher Ansatz am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
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