Inšpekcija brez panike: kako se pripraviti, še preden inšpektor pride

Ko me kdo vpraša, kako preživeti inšpekcijski pregled brez stresa, vedno odgovorim enako:

popolnoma brez stresa ne gre. Tudi po skoraj 15 letih izkušenj.

Občutek je zelo podoben tistemu, ko te ob cesti ustavi policist. Veš, da nisi nič posebnega naredil, pa vseeno pomisliš: Kaj bo našel?

Dobra novica pa je, da se da ta stres precej zmanjšati. Ključ je v pripravi na inšpekcijski obisk.

Inšpektorji se praviloma najavijo. Pokličejo, povedo, kdaj bodo prišli, in pogosto tudi nakažejo, kaj bodo pregledovali. Če tega ne povedo sami, je moje prvo priporočilo vedno isto: vprašajte jih.

Zakaj je to tako pomembno?

Ker inšpektorji nikoli ne pridejo “na slepo”. Že prej se pripravijo v pisarni. Pogledajo:

• kakšna dovoljenja ima podjetje,
• kaj je prijavljeno v ISK,
• kakšna je zgodovina podjetja.

Če vi ne veste, zakaj prihajajo, se težko pripravite. In potem imate občutek, da vas ves čas lovijo na napakah, čeprav to ni njihov namen.

Najbolj osnovne stvari, ki jih je smiselno pripraviti vnaprej, so:

• dovoljenje za promet in/ali proizvodnjo (in preveriti, ali je izdano na pravi sedež podjetja),
• dokazilo o imenovanem svetovalcu za kemikalije,
• osnovni pregled dokumentacije (etikete, varnostni listi, prijave).

Velikokrat se zgodi, da podjetje dovoljenje ima, ampak je izdano na star naslov. Ali pa je nekje v fasciklu, ki ga nihče ne najde. Ne začnite z iskanjem dokumentov, ko inšpektor že sedi za vašo mizo.

Pomembno je tudi razumeti, da so inšpektorji v veliki večini zelo korektni. O rokih za odpravo pomanjkljivosti se pogosto da dogovoriti. Če recimo odredijo ureditev tal v skladišču, razumejo, da tega pozimi ni mogoče narediti v enem mesecu. Z njimi se da pogovarjati, če vidijo, da sodelujete.

Najbolj stresni pregledi so skoraj vedno tisti, kjer je podjetje popolnoma nepripravljeno. Ne zato, ker bi bile kršitve hude, ampak zato, ker se začne vse iskati in reševati sproti.

Če povzamem: inšpekcija sama po sebi ni problem. Problem je, če vas ujame nepripravljene.

Če niste prepričani, ali imate osnovne stvari res urejene ali pa vas čaka inšpekcijski pregled in bi se radi nanj dobro pripravili, mi lahko pišete na simona.miklavcic@bens-consulting.eu. Pogosto je že kratek pogovor dovolj, da se izognete nepotrebnemu stresu.

P.s.: Na tej povezavi si lahko pogledate tudi moje predavanje na temo inšpekcijskih pregledov.