Kako smo podjetju v manj kot mesecu dni sprostili 3 do 5 ljudi in jim mesečno prihranili 634,37€?

Bi tudi vi želeli takšne prihranke? 

Danes delim z vami resnično zgodbo o tem, kako smo v enem večjem slovenskem podjetju, v slabem mesecu uredili kemijsko dokumentacijo za 170 proizvodov (vključno z UFI kodami in PCN notifikacijami) in jim ob tem prihranili 634,37€. 

Kot dodaten bonus smo jim sprostili 3 do 5 ljudi, ki so bili do našega sodelovanja vpleteni v izdelavo/ posodabljanje kemijske dokumentacije. 

Začnimo na začetku.

Na uvodnem sestanku so nam v podjetju pojasnili, da imajo čez 300 različnih surovin in da izdelujejo okrog 170 različnih proizvodov. 

Varnostne liste za vse proizvode izdelujejo ročno, v programu Microsoft Word. Prav tako etikete, ki jih tudi oblikujejo in nato tiskajo. Potem to vse skupaj vzdržujejo in posodabljajo skladno s spremembami lokalne in EU zakonodaje. Varnostne liste izdelujejo v številnih EU jezikih. 

V aktivnosti povezane z izdelavo, posodabljanjem, hranjenjem, pošiljanjem, obveščanjem in tiskanjem je aktivno vpetih vedno od 3 do 5 ljudi. Tisti, ki se s kemijsko zakonodajo in dokumentacijo srečujete veste, da je to neprekinjen kontinuiran proces. 

Zato ne preseneča, da po njihovih besedah za vse to porabijo večino delovnika, čeprav je to uradno samo del njihovih delovnih nalog. Si to lahko predstavljate? 

Na tem sestanku smo se dogovorili za sodelovanje in način dela. Zbrali so vse aktualne varnostne liste surovin, preverili recepture. 

Nato smo skupaj določili “družine” kemikalij, ki so po sestavi in vrsti nevarnosti tako podobne, da se za njih lahko izdela 1 (skupni) varnostni list. To je bila podlaga za prvi prihranek – izogibanje nepotrebnim stroškom.

Številni proizvodi so bili tako združeni kot sinonimi, kar pomeni, da se med sabo razlikujejo samo v trgovskih imenih. 

Pri sestavi (oddelek 3 v VL) in fizikalno-kemijskih lastnostih (oddelek 9 v VL) smo območja  določili tako, da so zajela vse primere znotraj iste družine. Npr. prvi proizvod je imel gostoto 0,9 kg/l, drugi pa 1 kg/l. V varnostni list smo za gostoto vnesli vrednost: 0,9-1 kg/l.

Tako smo zmanjšali število varnostnih listov za 43%, iz 170 na 97. In od tukaj prvi prihranek v višini 634,37€ mesečno kolikor bi bil dodatni znesek, če bi morali izdelati vseh 170 VL.

Drugi prihranek – sprostitev 3 do 5 ljudi – pa izvira iz tega, da smo mi prevzeli vse aktivnosti vezane na izdelavo in posodabljanje kemijske dokumentacije. Etikete so lahko sedaj avtomatsko natisnili iz sistema. Uredili pa smo tudi enostavno deljenje posodobljenih VL. Vse VL so imeli na voljo na spletu (in telefonih), kjer so vedno dostopali do zadnje veljavne verzije VL. Brez, da oni sami karkoli naredili.

Se pravi, aktivnosti 3 do 5 ljudi, ki so jim prej jemale cele dneve smo s pomočjo Chemius Expert storitve ali out-sourcinga zmanjšali na minimum. Tako so se lahko posvetili izzivom, ki so jih zaradi pomanjkanja časa prelagali. 

Vas zanima kako je sodelovanje s tem podjetjem danes? 

Vodstvo podjetja nas je pooblastilo, da jim pomagamo z naslednjim korakom digitalizacije – to so API-ji, ki bodo še bolj razbremenili ljudi, zmanjšali število napak in ob enem pohitrili in povečali zanesljivost delovanja celotnega podjetja. 

Če ne veste kaj je API, potem je tukaj hiter povzetek v enem stavku. API ali vmesnik za programsko opremo, je kot most, ki omogoča različnim aplikacijam, da učinkovito komunicirajo in sodelujejo med seboj.

Naj bo to dovolj za danes. Če tudi vi potrebujete več časa za druge poslovne izzive, mi pišite na spela.hudobivnik@bens-consulting.eu.